Introduzione al Project Management: Argomenti

Il PM si basa su principi e fondamenti che lo definiscono e ne indicano basi, regole e procedure.

Tali principi e fondamenti sono stabiliti da Guide e codifiche aggiornate nel tempo, impostate e pubblicate dagli enti e associazioni mondiali come IPMA® che pubblica le Reference Guide e PMI® (Project Management Institute) che pubblica il PMBOK®.

Qui troverai la presentazione approfondita di tali principi e fondamenti con tutte le indicazioni e le correlazioni relative, in modo da avere un quadro preciso e completo delle basi professionali del PM.

I passaggi preliminari del Project Management sono tutte quelle attività e processi operativi che avvengono a monte dell'avvio del progetto che preparano e impostano tutte le opzioni e scelte che confluiranno nel Project Charter (Documento di Presentazione del Progetto) e nel Piano di Project Management.

Questi due documenti sono basilari per il progetto e andranno a comporre la Fase di Avvio del Progetto.

Prima, però, di questo sono eseguiti altri passaggi (Step) correlati alla Strategia Aziendale e alla sua Pianificazione che dovrebbero essere già presenti nel business aziendale in quanto base costitutiva. L'analisi della Strategia Aziendale darà gli input necessari agli Step successivi che invece sono relativi al progetto.

Verranno quindi analizzati e selezionati le Tipologie di progetto, le Metodologie, gli Approcci e i Modelli che caratterizzeranno il progetto stesso.

Il Project Charter e il Piano di Project Management sono i 2 documenti che fanno parte della Fase di Avvio del progetto e ne determinano e definiscono i processi correlati e gli strumenti necessari per implementarli.

Il PMI ha codificato i processi del Project Management che vengono attivati lungo tutto il ciclo di vita del progetto.

Questi processi prevedono, inevitabilmente, l'uso di strumenti software e sistemi applicativi che ne permettono la funzionalità. In questo modulo vedremo i più importanti processi e gli strumenti che ne permettono l'uso.

L'Organizzazione e la Gestione delle Risorse è uno degli aspetti più importanti e "delicati" del Project Management. A prescindere da quale tipologia si adotti o da quali strumenti preparatori si siano scelti, l'organizzazione operativa delle risorse chiamate a realizzare il progetto può determinarne il successo o il fallimento.

A partire dalla possibile dicotomia dell'organizzazione aziendale contrapposta all'organizzazione di progetto che richiede, di fatto, una organizzazione circolare o, se vogliamo, basata sul lavoro di gruppo e sull'interazione dinamica tra management e operatori, e tra management aziendale e management di progetto.

Riuscire a comprendere che i plus offerti dall'organizzazione di progetto possono essere validi e remunerativi anche per l'organizzazione aziendale è un passo importante per l'innovazione del lavoro, ma comporta dover affrontare non pochi problemi. Primo fra tutti la resistenza al cambiamento di tutti i soggetti coinvolti a partire dal management aziendale. L'opzione più valida è la verifica "esperienziale" che l'organizzazione di progetto può essere molto più efficace e soddisfacente per tutti. Questo sicuramente spingerebbe l'azienda e il suo management a scegliere il "lavorare per progetti" come filosofia operativa innovativa e vincente.

La Fase di Avvio, secondo gli Standard del Project Management, comprende la definizione del Piano di Project Management dopo che lo Sponsor o il management addetto ha completato il Project Charter. In questa fase si procede alla pianificazione di tutti gli elementi che comporranno il progetto. Tutti gli strumenti di analisi, stima, calcolo, ecc. utilizzati nella Fase Preliminare, qui trovano l'elemento unificante dei programmi di Project Management che hanno, al loro interno, le Aree specifiche e gli strumenti appositi per completare la Pianificazione e dare l'avvio al progetto.

Il Progetto è stato avviato e siamo entrati nella fase di gestione operativa del suo svolgimento. Anche qui troviamo gli strumenti per gestire ogni aspetto del progetto in modo da verificare se quanto pianificato sia corretto ed efficace.

È in questa fase che tutti i partecipanti (Stakeholder), di tutti i livelli, hanno la loro parte. Il fulcro operativo sarà il Project Manager e il suo Team operativo. Dipenderà da loro se il progress del progetto e le interazioni con gli Stakeholder, riusciranno a rispettare le indicazioni date nella Fase di Avvio (potendo anche migliorarle) o se si dovrà intervenire per correggere e aggiornare qualche area d'intervento per portare a termine il progetto con successo.

La Fase di Monitoraggio e Controllo non è postposta alla Fase Gestionale, ma le si affianca per effettuare tutte le verifiche e i controlli necessari a monitorare eventuali problemi, colli di bottiglia, variazioni e mancato rispetto degli standard richiesti.

Questo comporta la presenza di un Management di Monitoraggio e Controllo specifico per ogni area del progetto oltre ad eventuali operatori "specializzati" in interventi di risoluzione dei problemi (problem solving), gestione e risoluzione dei rischi, ecc. 

Questi ruoli sono sia interni che esterni al progetto, soprattutto se sono previsti meccanismi di audit e certificazione, come, per esempio, nei progetti sottoposti a contratti vincolanti. In questo caso diventa fondamentale l'interazione operativa tra gli organismi esterni di controllo e quelli interni del progetto.

Il Monitoraggio e Controllo è propedeutico alle attività di Configuration Management e Change Management che vengono messe in atto per gestire le modifiche, i cambiamenti e gli interventi di riprogrammazione dei progetti qualora fossero necessari.

L'ultima fase è quella di chiusura del progetto e di analisi dei risultati basandosi anche sulla reportistica prodotta nell'arco di vita del progetto. La stessa reportistica, insieme alla documentazione creata durante lo svolgimento del progetto, il Knowledge e il Wiki salvati, forniranno gli elementi formativi per le  Lessons Learned .

L'analisi delle performance di progetto e dei risultati ottenuti forniranno gli input per la creazione di modelli di progetto da utilizzare per la creazione di nuovi progetti con le stesse caratteristiche. Questo permetterà di ottimizzare tutti i processi e le fasi del Project Management, così da ottenere risultati sempre migliori.