Il Project Management con Easy8: Argomenti

INDICE MODULO

• Passaggi preliminari del Project Management

• Milestone e Percorso didattico

I passaggi preliminari sono quelli che si devono seguire a monte dell'avvio del progetto. Nello specifico riguardano la strategia aziendale e la sua pianificazione, così da preparare gli elementi come il Business Case che saranno utilizzati per fornire le basi per la preparazione del progetto. Questi passaggi preliminari sono "esterni" al Project Management, ma ne costituiscono la base su cui operare.

INDICE MODULO

• I passaggi necessari per l'avvio del progetto

• Milestone e Percorso didattico

L'ultimo step dei passaggi preliminari è quello che, nel Project Management, è considerato la Fase 1 di Avvio. In questo modulo riassumiamo i passaggi che portano alla stesura del Piano di Project Management che è il primo step di creazione del progetto.

INDICE MODULO

• La gestione delle Risorse per il Project Management

• Milestone e Percorso didattico

La Gestione Risorse nel Project Management richiede un approfondimento specifico per definire in modo chiaro e corretto quelle che saranno le basi operative del progetto, correlate con l'organizzazione operativa aziendale che, quasi sempre, è differente da quella del Project Management. Questo comporterà una serie di scelte organizzative che saranno sostanziali per la riuscita del progetto stesso.

È importante, per un utilizzo ottimale dei programmi nel rispetto dei parametri del Project Management, stabilire organizzazione, ruoli e competenze delle risorse coinvolte nei progetti, prima di iniziare a utilizzare i programmi.

Abbiamo visto l'introduzione al Project Management a partire dalla Fase Preliminare fino alla Fase di Avvio. Easy Redmine e Easy Project non intervengono in quelle fasi se non fornendo strumenti come le Mappe Mentali che permettono di aggregare tutti gli elementi di base di un progetto in forma schematica.

È a partire dalla Fase di Pianificazione che i programmi iniziano a lavorare. Acquisito il Project Charter e tutta la documentazione che ha portato alla stesura del Piano di Project Management i ruoli di governance del progetto possono iniziare la sua pianificazione procedendo con la WBS, la schedulazione, il workflow, l'allocazione, ecc. fino al suo avvio.

Le impostazioni Generali e Specifiche dei programmi coinvolgono l'Amministratore tecnico e il Gestore operativo che, con riferimento ai ruoli del PM, può essere un membro del PMO, un Project Manager Senior o, nel caso di gestione di progetti di piccole/medie dimensioni uno dei Project Manager.

È importante rilevare che queste impostazioni possono essere variate o aggiornate in progress, anche se alcune delle impostazioni di base, se cambiate in corso d'opera, possono influire sui progetti già avviati.

Tutti gli altri Stakeholder coinvolti direttamente o indirettamente non devono farsi carico di queste attività. Per cui è consigliabile definire da subito chi rivestirà i due ruoli suddetti. Questo perché, come vedremo, sono i Ruoli e Permessi che verranno impostati che definiranno chi fa cosa, cosa può vedere e cosa può fare.

INDICE MODULO

• Video tutorial 
• Schede
• Documentazione
• Esercitazioni

• Milestone e Percorso didattico

Apprendere le impostazioni generali per la preparazione dell'applicazione .

Le Impostazioni Specifiche sono quelle delle applicazioni per tutti gli elementi che le compongono. Sono settate sia dagli Amministratori, sia dal management di progetto che le utilizzerà per la creazione, gestione, ecc. dei progetti.

In questo modulo sono presentate nel dettaglio, ma, come vedremo, dovranno essere riprese quando si inizierà a lavorare sui progetti dove verranno attivate e definite. In questo modulo è comunque opportuno avere una visione completa delle loro caratteristiche.

In fase di progetto si potrà tornare a consultare le schede didattiche per ...rinfrescarsi la memoria in fase operativa.

INDICE MODULO

• Video tutorial 
• Schede
• Documentazione
• Esercitazioni

• Milestone e Percorso didattico

Apprendere le impostazioni specifiche per la preparazione alla creazione e gestione del portale e dei progetti.

La Fase di Avvio e Pianificazione dei programmi riprende lo schema di quelle viste in precedenza del Project Management.

Partendo dal Project Charter e dal Piano di Project Management Sponsor e Project Manager, affiancati, se presenti, dal Gestore Risorse e dal management di progetto iniziano a preparare il progetto inserendo le specifiche e i requisiti stabiliti partendo dalla WBS.

I processi di schedulazione, preparazione del Workflow, allocazione, ecc. sono tutti compresi nei programmi.

Vedremo nelle singole schede didattiche tutti questi passaggi e tutte le impostazioni dei programmi per avviare e pianificare il progetto.

INDICE MODULO

• Introduzione alla fase di avvio e pianificazione del progetto
• Video tutorial 
• Schede
• Documentazione
• Esercitazioni

• Milestone e Percorso didattico

Introduzione alle attività preparatorie del progetto. Impostazioni generali, creazione di tracker, organigramma, campi personalizzati e milestone.

La metodologia Agile si sta diffondendo sempre di più anche in settori che prima neanche la conoscevano. Nel Project Management è stata introdotta da tempo, soprattutto negli ambiti di sviluppo software, ricerca, innovazione e attività reiterative. L'Agile, però, non è solo una metodologia operativa è, in certo senso, una "filosofia" operativa che si basa completamente sul lavoro in gruppo (Team Working). Questo comporta, per chi la adotta, l'adesione anche alla sua visione dell'organizzazione operativa che, spesso, è opposta, cioè, funzionale e non circolare. 

Nel Project Management si è diffusa sia per la gestione di progetti negli ambiti suddetti, ma anche in situazioni "ibride", specialmente per i grandi progetti. Dove, su una base waterfall si innestano sottoprogetti Agile per portare a termine attività che devono essere svolte secondo quella metodologia come, per esempio, progetti di Helpdesk, sviluppo prodotto e CRM.

Easy Redmine e Easy Project hanno nel loro DNA entrambe le metodologie (Waterfall e Agile) che possono essere la base di singoli progetti o di progetti ibridi.

I programmi offrono 2 moduli di Agile: SCRUM e Kanban. Sono i più conosciuti e diffusi. Entrambi si basano sul principio di flusso circolare e reiterato, ma il metodo SCRUM è più articolato e efficace. Il metodo Kanban (Kanban Board) è più che altro uno strumento operativo che facilita il flusso delle attività e ha il vantaggio di potersi applicare a tutti gli elementi che richiedono una gestione snella e fluida. 

In questo modulo vedremo come i programmi impostano e gestiscono i 2 moduli all'interno dei progetti.

INDICE MODULO

• Introduzione alla metodologia Agile
• Video tutorial 
• Schede
• Documentazione
• Esercitazioni

• Milestone e Percorso didattico

Attivazione, impostazione e utilizzo del metodo Agile nella gestione di progetto.

In questa fase siamo entrati nel vivo del progetto. Ogni ruolo attivo e ogni stakeholder coinvolto sanno cosa devono fare per gestire le attività loro assegnate o in cui sono coinvolti. 

Questa è la Fase del Project Management che, insieme con quella di Monitoraggio e Controllo, richiede la massima partecipazione e attenzione di tutti i ruoli coinvolti. In particolare i ruoli di management, gestionale e operativi. Tutto quello che si è pianificato nella prima fase ora viene messo in pratica e alla prova.

Nei programmi sono state impostate tutte le aree d'intervento, tutte le procedure e processi operativi. In questo modulo li vedremo uno per uno partendo da quelli più importanti per la riuscita del progetto.

La gestione degli altri elementi come qualità, rischi, ecc. viene presentata per come è trasposta dalle indicazioni del Project Management a Easy Redmine e Easy Project.

INDICE MODULO

• La Fase attuativa e gestionale del progetto
• Video tutorial 
• Schede
• Documentazione
• Esercitazioni

• Milestone e Percorso didattico

Gestione degli elementi del progetto secondo le specifiche del Project Management.

La Fase di Monitoraggio e Controllo non è postposta alla Fase Gestionale, ma le si affianca per effettuare tutte le verifiche e i controlli necessari a monitorare eventuali problemi, colli di bottiglia, variazioni e mancato rispetto degli standard richiesti.

Questo comporta la presenza di un Management di Monitoraggio e Controllo specifico per ogni area del progetto oltre ad eventuali operatori "specializzati" in interventi di risoluzione dei problemi (problem solving), gestione e risoluzione dei rischi, ecc. 

Questi ruoli sono sia interni che esterni al progetto, soprattutto se sono previsti meccanismi di audit e certificazione, come, per esempio, nei progetti sottoposti a contratti vincolanti. In questo caso diventa fondamentale l'interazione operativa tra gli organismi esterni di controllo e quelli interni del progetto.

Il Monitoraggio e Controllo è propedeutico alle attività di Configuration Management e Change Management che vengono messe in atto per gestire le modifiche, i cambiamenti e gli interventi di riprogrammazione dei progetti qualora fossero necessari.

INDICE MODULO

• La fase di monitoraggio e controllo del progetto
• Video tutorial 
• Schede
• Documentazione
• Esercitazioni

• Milestone e Percorso didattico

Verifica dell'attuazione dei task, controllo del trend del progetto tramite baseline e tramite il Modulo Valori guadagnati. Aggiornamento e correzione tempistiche e gestione risorse. Conclusione del progetto e esportazione Report e dati specifici.

L'ultima fase è quella di chiusura del progetto e di analisi dei risultati basandosi anche sulla reportistica prodotta nell'arco di vita del progetto. La stessa reportistica, insieme alla documentazione creata durante lo svolgimento del progetto, il Knowledge e il Wiki salvati, forniranno gli elementi formativi per le  Lessons Learned .

L'analisi delle performance di progetto e dei risultati ottenuti forniranno gli input per la creazione di modelli di progetto da utilizzare per la creazione di nuovi progetti con le stesse caratteristiche. Questo permetterà di ottimizzare tutti i processi e le fasi del Project Management, così da ottenere risultati sempre migliori.

INDICE MODULO

• I filtri e la reportistica

• Milestone e Percorso didattico

Attivazione, impostazione e utilizzo delle Dashboard di controllo, della reportistica di default e della reportistica da filtro.

La Gestione Risorse di Easy Redmine e Easy Project fornisce tutti gli strumenti appositi per gestire, nelle applicazioni, le Risorse secondo i parametri e le regole del Project Management. Come abbiamo visto nel Modulo specifico tutte le attività richieste si ripartiscono all'interno delle applicazioni permettendo la gestione utenti, la gestione dei ruoli, l'organigramma (OBS), le competenze, ecc. Inoltre è possibile la Gestione Globale delle Risorse e delle Presenze così da trasformare le applicazioni anche in strumenti di Gestione Risorse complete.

INDICE MODULO

• La Gestione delle Risorse

• Milestone e Percorso didattico

Utilizzo di Gestione Risorse Globali, Dashboard Risorse e Gestione Risorse del progetto. Controllo tempistiche membri progetto, gestione presenze, prenotazione disponibilità, verifica inserimento tempi effettivi e aggiornamento dashboard risorse.

La Gestione Documentale offre 3 moduli nei programmi: documentazione, Files e DMS. I primi 2 sono interni ai progetti e gestiscono gli allegati come visto nei moduli precedenti. Il terzo è un plugin apposito per la gestione completa e organizzata della documentazione che viene prodotta sia nelle fasi Preliminare e di Avvio (Business Case, Project Charter, Piano di Project Management, contratti, ecc.), sia nella Fasi di gestione, monitoraggio e chiusura dei progetti dove si producono i documenti correlati alla fase in atto come Minor e Major Report, gestione qualità, budget, rischi, ecc., comunicazioni interne ed esterne, ecc.

Il Plugin DMS permette una gestione di archiviazione, autorizzazione, versioning, collegamento con task e altri elementi di progetto, ecc. come quella dei programmi di gestione documentale su desktop o in cloud.

INDICE MODULO

• La gestione documentale generale e di progetto

• Milestone e Percorso didattico

Attivazione moduli Documentazione e File con caricamento e gestione documenti.

Come visto nei moduli relativi la comunicazione nel Project Management è un flusso continuo che parte già dalla Fase preliminare. Le applicazioni forniscono tutti gli strumenti appositi perché questa comunicazione sia gestita, ottimizzata, documentata, archiviata e fluida.

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• La comunicazione interna ed esterna in Easy Redmine

• Milestone e Percorso didattico

Attivazione, impostazione e utilizzo di Meeting, Bacheca, News, Messaggi, Commenti e Alert.

Come visto in precedenza la Gestione Budget è una delle Aree d'intervento del Project Management. Nelle applicazioni la Gestione Budget è un vero e proprio pacchetto (bundle) specifico che fornisce tutti gli strumenti per la gestione Budget globale, di progetto e dei Flussi di cassa correlati anche all'Area di Gestione Budget e Amministrativa aziendale.

INDICE MODULO

• Il Pacchetto Finanziario di Easy Redmine e Easy Project

• Milestone e Percorso didattico

Attivazione moduli Bilancio, Libro paga e fatturazione. Creazione di un budget di progetto. Creazione di calcolo preventivo di progetto. Gestione sistema di rendicontazione. Gestione sistema di calcolo remunerazioni, fatturazione e esportazione documentale.

L'Helpdesk di Easy Redmine e Easy Project è un pacchetto separato che fornisce un servizio completo di assistenza tramite di ticket che possono essere aperti da clienti/utenti esterni o interni con strumenti multipli e completi. La correzione con il Project Management è quella con la Gestionr Stakeholder e il Customer Care, ma lo strumento si è evoluto al punto da essere un vero e proprio programma di Helpdesk completo ed efficace.

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• La Gestione  Helpdesk

• Milestone e Percorso didattico

Attivazione, impostazione e utilizzo del modulo Helpdesk

Come per l'Helpdesk anche il pacchetto (bundle) di Gestione del CRM di Easy Redmine e Easy Project si è evoluto al punto da essere un programma di CRM completo. La correlazione con il Project Management è da una parte con la Gestione Stakeholder e dall'altra con tutti i progetti di vendita, espansione del business, gestione clienti e comunicazione promozionale e di marketing.